Онлайн консультация — Вопрос №1106, Вера

Добрый день, Вера.

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в её кассе. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Единый порядок ведения бюджетного учета в Российской Федерации установлен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

В соответствии с п. 107 Инструкции N 148н на счете 020105000 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в приложении N 2 к настоящей Инструкции (п. 3 Инструкции N 148н).

Так, прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514). Приходные и расходные кассовые ордера с записью "Фондовый" регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам (п. 108 Инструкции N 148н).

Ни Инструкция N 148н, ни иные действующие нормативные правовые акты не содержат требований о погашении фондовых расходных кассовых ордеров штампом «Оплачено».

В то же время в силу п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 N 40, в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы

Пункт 20 Порядка устанавливает, что приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года)

п. 2.21 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР и действующего в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», также устанавливает, что все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Такой порядок оформления оправдательных документов, прилагаемых к кассовым ордерам, призван исключить возможность повторного осуществления кассовых операций на основании погашенных оправдательных документов, облегчить проверочные мероприятия и т.п. Сами приходные и расходные кассовые ордера являются «внутренними» документами организации, и, по сути, именно эти документы, оформленные в установленном порядке, являются основанием для проставления штампа (надписи) «Оплачено». Именно поэтому действующими нормативными правовыми актами не предусмотрена обязанность организации погашать расходные и приходные кассовые ордера (в том числе и фондовые) штампом или надписью «Оплачено» («Получено») с указанием даты (числа, месяца, года).

При оформлении бухгалтерских записей следует учитывать, что при формировании номера счета бюджетного учета 020105000 «Денежные документы» в соответствии с Приложением N 4 к Инструкции N 148н используется классификация расходов бюджета. Данное положение Инструкции основано на том, что перед получением денежных документов соответствующие денежные обязательства уже были оплачены. В рассматриваемой ситуации кассовые расходы были сформированы в бюджетном учете передающей стороны при оплате путевок, а фактические могут быть учтены только после использования путевок, но уже в учете муниципального бюджетного учреждения. Иными словами, стоимость денежного документа, отраженная в бюджетном учете, по сути, является эквивалентом стоимости нефинансовых активов или услуг, которые могут быть отгружены или оказаны в соответствии с определенным договором.

Таким образом, на основании отчетов подотчетных лиц в бюджетном учете использование путевок должно быть отражено по тем кодам бюджетной классификации, по которым оно было бы отражено в случае приобретения путевок непосредственно в муниципальном бюджетном учреждении.

Следовательно, поступление и использование в установленном порядке путевок может быть отражено в учете, например, следующими бухгалтерскими записями:

1. Дебет КРБ 120105510 Кредит КДБ 140101151 - поступление денежных документов (например:путевок) в кассу учреждения;

2. Дебет КРБ 120809560 Кредит КРБ 120105610 - выданы в подотчет денежные документы;

3. Дебет КРБ 140101226 Кредит КРБ 120809660 - отнесена на расходы учреждения стоимость использованных денежных документов на основании Авансового отчета с приложенными оправдательными документами.

СМ.: МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 10 апреля 2009 г. N 02-06-07/1505

С уважением,

Лариса Александровна