Онлайн консультация — Вопрос №787, Олена Т

Добрый день, Олена.

В Указаниях по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» написано «Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке».

Полученные по чеку деньги оприходываются в кассу предприятия, а потом выдаются под отчет, по ведомости, по РКО и т.д. В пределах лимита организация может хранить средства в кассе и выдавать их, лишь бы они были когда-то получены в банке на соответствующие цели, даже включая возвращенные неиспользованные подотчетныые суммы.

Теоретически, неиспользованные подотчетные суммы должны вноситься на р/счет, а не выдаваться по второму разу под отчет, если нет разрешения на расходование выручки. Практически, ни одна организация так не делает, потому как никому не охота лишний раз платить банку комиссиию за внесение/снятие наличных и я ни разу не слышала, чтобы кого-нибудь за это наказали.

Исправить ошибку можно следующими способами:

1. Остаток суммы можно вернуть в кассу организации - как возвращенные неиспользованные подотчетныые суммы. Затем ее можно выдать в подотчет на хоз. расходы или другие нужды.

2. Долг за подотчетным лицом - не самое страшное. Любой расходный документ ( за наличный расчет) можно приложить к авансовому и закрыть дебет.

3. Оформите займ работнику (если сумма значительная). Но это крайний случай.

С уважением,

Лариса Александровна