Онлайн консультация — Вопрос №8386, Денис

Добрый день! Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749) авансовый отчет об израсходованных суммах, отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Об этом говорит Письмо Минфина России от 6 июня 2011 г. N 03-03-06/1/324. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. Обычно командируемые сотрудники проживают в гостиницах, поэтому расходы по найму жилья в командировке подтверждаются документами, выданными командированному лицу гостиничным хозяйством. Если гостиничное хозяйство применяет ККТ, подтверждающими документами являются акт выполненных работ, счет-фактура, а также кассовый чек с квитанцией к приходному кассовому ордеру. При этом в счете-фактуре в строке \"К платежно-расчетному документу\" гостиничному хозяйству необходимо указать номер приходного кассового ордера. Гостиничные хозяйства, которые не применяют ККТ, используют бланки строгой отчетности. С таким документальным подтверждением расходов на жилье согласен и Минфин России, на что указывает его Письмо от 7 августа 2009 г. N 03-01-15/8-400. Если организация оплачивает гостиницу для сотрудника в безналичном порядке, то документом, подтверждающим расходы, может служить счет-фактура на оказание гостиничных услуг. Сегодня российские гостиничные хозяйства вправе использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности. Такие разъяснения дает Минфин России в своем Письме от 7 августа 2009 г. N 03-01-15/8-400. Зарубежные отели оформляют документы (счета) на иностранном языке и в соответствии с законодательством своей страны. Прием наличных оформляется именно в день их получения от вас. Т.е. если деньги фактически были проведены именно этим днем - должен был быть оформлен документ. При утере документа или если его забыли выдать (отдать вам), вы вправе запросить его дубликат. Чек от другой даты не является подтверждением факта вашего нахождения именно 26 мая. Соответственно организация отказала в возмещении данных расходов правомерно. С уважением, Баринова Елена